Rédiger ses factures est, pour bon nombre d’entre nous, une corvée administrative que nous reportons facilement à une période unique par facilité ou procrastination.
Ce report, volontaire ou non, conduit inévitablement à un rush administratif et donc à un risque accru d’erreur(s).
Mais lorsqu’une facture est erronée, doit-elle être obligatoirement corrigée ?
Commercialement, la question se posera de l’impact de cette correction sur la relation avec le client. Cet impact sera fonction de la nature du client (nouveau client, client fidèle, client occasionnel, …) et de l’ampleur de l’erreur (l’oubli d’une mention ne sera pas perçu de la même façon qu’une erreur importante de montant).
Fiscalement, une erreur pourrait conduire à d’importants inconvénients. Pour vous, des amendes et pour votre client, la non-déductibilité des frais représentés par ce document.
Dois-je alors la corriger ?
Fiscalement vous n’avez pas le choix si vous souhaitez éviter les amendes.
Commercialement, cela dépendra de votre client. Sera-t-il sensible à cette correction ? Si oui, y sera-t-il sensible de manière positive ou négative ? N’envoyez donc jamais un document correctif sans un courrier (voir, selon le client, une entrevue) expliquant le pourquoi de la correction. Mettez en avant les avantages pour le client et, éventuellement, proposez-lui un geste commercial.
Comment la corriger ?
Cela dépendra du type d’erreur !
Pour une erreur de montant (oubli de facturation, trop facturé, erreur de calcul, erreur de taux de TVA, …), il convient de rédiger un document correctif tel que présenté par l’article 53, §2, al. 3 du Code de la TVA.
Les mentions obligatoires pour ce document sont identiques à celles prévues pour les factures. A cela près qu’il convient en outre de faire référence au document erroné.
Vous rédigerez une note de crédit lorsque le montant correct est inférieur au montant préalablement facturé et une note de débit (qui peut porter le nom de « facture ») dans le cas inverse.
Cependant, il sera généralement plus clair de rédiger une note de crédit qui annule totalement la facture erronée puis une nouvelle facture correcte.
Pour l’oubli d’une ou de plusieurs mentions légales (Voir AR TVA N°1, art. 5), vous avez bien entendu la possibilité de corriger la facture en suivant la procédure décrite si dessus.
Cependant, la Cour de Justice de l’Union Européenne à précisé que si toutes les mentions ne sont pas présentes sur le document, il peut être fait référence à d’autres documents annexes (CJUE 15/09/2016, C-516/4, Barlis).
Avant de corriger ce type de manquement, vérifier si ces mentions ne sont pas présentes sur le devis signé, le bon de commande, le bon de livraison, le contrat, …
A défaut, rédiger un simple courrier contenant les mentions manquantes en indiquant que ce document est une annexe à la facture « erronée ».
Vous êtes obligé de corriger vos factures erronées !
Prévenez votre client de la raison de la correction pour limiter l’impact négatif !
Préférer annuler complètement une facture et la corriger complètement que d’établir un ou plusieurs documents rectificatifs !
Si certaines mentions sont manquantes, vous pouvez rédiger un document annexe !
Vous souhaitez une vérification des mentions sur vos documents ?
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